5 Elementos de un Plan de Comunicaciones Efectivo en una Retroalimentación de 360 Grados

Junio 25 de 2015

Universidad del Pacífico de Hawai (HPU)

Antes de implementar un proceso de retroalimentación 360 en su organización debe tener en cuenta el importante papel de la comunicación. Los estudios han demostrado que la comunicación abierta es de suma importancia para el éxito de proyectos 360. La comunicación es integral en la obtención de aceptación por parte de los participantes de toda la organización. Una forma de obtener compromiso de 360 es mediante la comunicación de los beneficios, tales como el desarrollo del empleado, la eficacia del equipo y la mejora de la organización. Debido al impacto que tiene la comunicación en el éxito del proyecto es necesario planificar de forma proactiva todos los mensajes y materiales

Crear una cultura de retroalimentación abierta no sucede del dia a la noche; se necesita planificación, defensa y comunicación continua. La publicación de hoy va a esbozar una guía de comunicaciones que se pueden utilizar para el proceso 360 desde la fijación de objetivos hasta la eficacia de evaluación. Es necesario que se comunique con todos los interesados antes, durante y después de que el proceso de retroalimentación haya comenzado. La comunicación eficaz de la retroalimentación 360 en su organización puede aumentar el compromiso y la aceptación del proceso. Un plan de comunicación efectivo de la retroalimentación de 360 grados debe incluir:

1) Objetivos: Es importante que establezca objetivos para su plan de comunicación de retroalimentación de 360 grados. En primer lugar es necesario determinar el propósito de la comunicación y a quien le estará comunicando (público). ¿Está implementando un plan de comunicaciones 360 para educar, informar, cambiar las percepciones o construir confianza y compromiso? Es necesario definir claramente esto desde el principio para asegurar que sus mensajes se alinean con sus objetivos.

2) El público: Con el fin de comunicarse de manera efectiva es necesario comprender sus audiencias. ¿Cuáles son los principales interesados en el proceso 360 en su organización? Es necesario identificar los grupos de interés, determinar cuánto saben sobre el proceso 360 y determinar qué mensajes clave necesita comunicarles.
Algunos grupos de interés que por lo general están involucrados en el proceso de retroalimentación de 360 grados son:
- Alta Dirección
- Gestión Media
- Empleados
- Equipos
- Comités
- Entrenadores y Facilitadores
- Clientes y Socios

3) Mensajes: Ahora que ha determinado sus objetivos de comunicación e identificado su público, ya está listo para crear sus mensajes clave. Cada grupo de interés puede requerir diferentes mensajes clave que se les da a través de diferentes canales. Se recomienda que cree una hoja de cálculo para realizar un seguimiento exhaustivo de cada mensaje, el público objetivo y el método de entrega.

Algunos mensajes clave que se desea comunicar son:
- 360 para el Desarrollo: Comunique claramente que el proceso está siendo utilizado para el desarrollo del empleado (no valoración) y para la mejora continua de la organización. Comunique los aspectos positivos de retroalimentación 360 cuando se utiliza para el desarrollo: el desarrollo individual y la formación, el crecimiento de la organización, la eficacia del equipo, la retención, etc.
- Beneficios de la retroalimentación 360: Educar a cada grupo de interés en los beneficios de las evaluaciones de retroalimentación de 360 grados. Es importante comunicar el valor de la retroalimentación 360 y los beneficios organizacionales, beneficios para los empleados y los beneficios del equipo.
- Confidencialidad: Las evaluaciones 360 pueden generar preocupación y ansiedad con respecto a la confidencialidad y la privacidad. Se recomienda crear mensajes en torno a este tema y manifestar la confidencialidad en todos los materiales.
- El proceso: Comunique cómo el proceso 360 funcionará en su organización. Comunique claramente las funciones, líneas de tiempo, las expectativas, cómo se obtendrán los resultados, etc. Revise nuestra publicación anterior sobre los elementos a comunicar a los empleados para el éxito del 360 y obtenermás mensajes clave para incluir en su plan.

4) Canales: Usted puede utilizar una variedad de canales de comunicación para distribuir sus mensajes. Recuerde que debe asegurarse de que los medios de comunicación que elija sean apropiados y relevantes para su público objetivo. Hay una serie de vehículos de comunicación que se pueden utilizar; aquí están algunos para comenzar: - Los correos electrónicos (e-boletines de noticias, personales, notas, etc) - Teleconferencias - Boletín de la empresa impreso - Informes anuales - Posters y volantes en los tableros de anuncios - Documentos y folletos - Banners - Contenido del sitio web (páginas, videos) – Redes sociales (si es apropiado) - Podcasts - Avisos Intranet - Reuniones en persona - Eventos (evento de lanzamiento 360, sesiones de información, presentaciones, talleres, reuniones de equipo, reuniones de los directores, reuniones de comisiones, etc.)

5) Evaluación: Es importante que supervise la eficacia de sus esfuerzos de comunicación. Puede controlar sus actividades de comunicación mediante el seguimiento de la asistencia a eventos, estadísticas de sitios web, tasa de apertura de correos electrónicos, descargas de materiales, accesos de vídeo, etc. Si su objetivo era construir confianza para el proceso 360, se logró ese objetivo? Una forma de saberlo es encuestar o centrarse en el público objetivo. De esa manera se puede descubrir si el grupo entiende los mensajes clave y si hubo un impacto. La evaluación es importante porque le permite identificar las lagunas y mejorar el proceso de comunicación.

¿Cómo se comunica sobre el proceso de retroalimentación de 360 grados en su organización?
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